Реферат: Визитная карточка – атрибут делового человека
Визитка может рассказать о своём владельце буквально всё: составить психологический портрет, представить финансовые дела компании и даже намекнуть о её перспективах.
[sms]Невозможно точно сказать, когда впервые в мире появилась визитная карточка. Китайцы приписывают это изобретение себе - визитные карточки появились в Китае во время расцвета Сунской культуры, французы - себе (в XVII веке визитные карточки уже существовали во Франции, но широко применять их стали во Франции во времена правления Людовика XIV). Каждый дворянин в XVIII веке пользовался уже несколькими видами визиток.
Кроме того, точно установлено, что в 1786 г. в Лейпциге на бумажной фабрике продавались визитные карточки, которые по форме мало чем отличались от современных.
При создании визиток пользовались определёнными правилами. Социальное положение владельца визитной карточки существенно влияло на её размеры. Последующая визитка всегда была больше предыдущей, и оформление её было гораздо пышнее.
Впоследствии, в конце XIX века, вид визитной карточки стал совершенно иным. Начал преобладать деловой стиль, и визитка стала выполнять строго информационные функции. На ней стали писать имя и фамилию, титул, род занятий и точный адрес её владельца.
Современная визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться ближе или собираются продолжать деловые отношения.
В современной деловой жизни визитная карточка - Ваш обязательный атрибут.
Визитные карточки, применяемые в деловой практике, бывают следующих видов:
· стандартная визитная карточка сотрудника фирмы;
· представительская карточка сотрудника фирмы;
· семейная визитная карточка;
· прочие визитные карточки.
Функции современных визитных карточек:
1) представление деловых партнёров;
2) подтверждение заинтересованности в последующих деловых контактах;
3) информирование о фирме, направлениях её деятельности;
4) осуществление деловых контактов между партнёрами (например, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).
В типовой визитной карточке сотрудника указываются фамилия, имя, должность сотрудника, его полномочия, служебный телефон (может быть, не один), название фирмы, её почтовый адрес, телефон секретариата, телефакс, телекс. Иногда для некоторых видов должностей, например для страхового агента, адвоката и т.п., указывается домашний телефон.
Таким образом, визитная карточка даёт представление о фирме через её адрес. Местоположение фирмы - в центре или на окраине города - говорит о благосостоянии фирмы, о прочности или непрочности её положения; об этом свидетельствует также наличие собственного здания. Номера внутренней связи на визитной карточке тоже "работают" на солидную репутацию фирмы, поскольку косвенным образом указывают на многочисленность персонала, т.е. на масштаб организации или фирмы.
В последнее десятилетие стандартные требования к виду и содержанию визитной карточки значительно расширились: например, некоторые фирмы заказывают своим сотрудникам (разумеется, если это продиктовано должностной необходимостью) визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.п. В то же время визитные карточки с фотографией владельца встречаются редко, ибо во многих странах это считается дурным вкусом.
Второй тип визитной карточки, используемой в деловой сфере, - карточка, где указываются только фамилия и имя. Такими карточками могут обмениваться исключительно в том случае, если требуется закрепить первое знакомство, а в сведениях о фирме, должности и занятиях владельца карточки потребность ещё не возникла.
Третий тип - визитная карточка фирмы. Она также появилась сравнительно недавно и существует приблизительно два десятилетия. В ней указываются полное официальное название фирмы, её логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда - отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, направление деятельности фирмы. Такая визитная карточка может вмещать адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках. Цели использования таких карточек - в основном рекламные.
Четвёртый тип - семейная визитная карточка. На ней указываются имя или фамилия главы семьи (без указания должности в какой-либо фирме), имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон. Это может показаться странным с первого взгляда, но семейная визитная карточка используется и в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учёбе или на отдыхе за счёт фирмы, а также в том случае, когда фирма направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале.
Но боюсь, что заинтересованные лица пойдут по ложному пути, если будут "работать" с визитками российских бизнесменов, "наши" просто не обращают внимания на свои визитные карточки, заказывают их как придется и где придётся, не задумываясь над тем, какое впечатление они могут производить на окружающих.
Одним словом, визитка в России недооценивается. Особенно никто ещё не раскусил её магических способностей влиять на судьбу своего обладателя. Так вот, пока российские бизнесмены не обращают внимания на внешний вид своих визитных карточек, западные деловые круги вновь и вновь собираются на симпозиумы, посвящённые той самой обычной визитке, чтобы обсудить, какой ей быть. Последний такой симпозиум проходил в Германии. Вообще же визитной карточке уделяется внимание на всех международных конференциях, обсуждающих проблемы индустрии рекламной продукции. Кроме того, следует иметь в виду, что штаб многих зарубежных фирм предусматривает наличие специалистов, в задачи которых входит изучение визитных карточек предполагаемых деловых партнёров с позиции респектабельности и даже финансового положения.
Несмотря на то, что в России много фирм, предлагающих массу вариантов изготовления визиток, у Вас есть риск заказать не то, что нужно. И с новенькими визитками выглядеть вычурно и несовременно. Это, конечно, в том случае, если Вы не придерживаетесь деловой моды.
Размер и шрифт визитных карточек строго не регламентируются, обычно это зависит от местной практики. Размер визитных карточек дам несколько меньше размера визитных карточек мужчин. Наиболее распространенный размер визитной карточки для мужчин 9х5 см, для дам 8х4 см. Значительные отклонения от этих размеров нежелательны, так как визитные карточки - это документ для банка данных, который хранится в специальных кляссерах (визитницах, от фр. сlasser - распределять, классифицировать).
Визитная карточка должна представлять лично Вас, а не фирму, в которой Вы работаете, поэтому не рекомендуется крупным шрифтом набирать название фирмы или организации, а не Ваше имя, отчество и фамилию. По существующим стандартам на визитной карточке печатаются прописным шрифтом фамилия, имя, отчество; строчными буквами - должность.
На визитной карточке на английском, французском или другом языке отчество не указывается: понятие отчества за границей незнакомо, и иностранцы могут принять его за двойную фамилию. Обозначается только первая буква отчества: Mr. Oleg R. Nugaev; Ms. Rashida A. Absalyamova.
Заказывать визитные карточки рекомендуется по 200-300 штук. Если закажете меньшее количество, они быстро разойдутся, а большее - могут измениться Ваши координаты, и визитки станут непригодными.
Внешний вид визитки постоянно изменяется. Так, в последнее время заметен отход от традиционной белой основы карточки. Предлагаются визитки спокойных пастельных тонов. Правда, мода здесь не так капризна и допускает игру цветов. Главное - не увлекаться и следить за тем, чтобы цвет Вашей визитной карточки был выдержан в цветовой гамме всего фирменного стиля Вашей компании. Что касается качества бумаги, предпочтение отдаётся так называемой глянцевой, хромо-люкс. Но возможны и варианты.
Обратите внимание на то, как располагается информация на Вашей визитке. Сначала должна идти фамилия, имя и отчество, а потом уже должность и название организации. В левом верхнем углу - фирменный знак. В правом нижнем - факсы и другие средства связи. Любопытно, что домашний телефон указывать на визитке не принято. Если Вы руководитель или владелец фирмы, вряд ли зарубежный партнёр посчитает Вас солидным человеком, обнаружив на визитной карточке Ваш домашний адрес и телефон.
На так называемых карточках фирмы указываются только её адрес и телефон.
Визитка должна быть односторонней. Это удобно не только для размещения её в кляссере, но и для работы с нею: с обратной стороны можете записать, когда познакомились с её владельцем, о чем договорились.
Деловому человеку нужно иметь при себе не менее десяти визитных карточек. Визитки должны быть как минимум на двух языках - на родном языке страны, в которой работаете, и на английском.
Процедура обмена визитными карточками в том случае, если деловая встреча достаточно многочисленная и потенциальные партнёры визуально не знают друг друга, может осложниться, поэтому имеет смысл постараться узнать заранее, кто из участников встречи относится к более высокому рангу.
Когда люди знакомятся, то первым вручает визитную карточку тот, кто в лестнице рангов занимает более низкое положение. Если знакомящиеся примерно равны по своему служебному положению, то первым визитку даёт младший по возрасту. Если должность и возраст примерно одинаковы, то не имеет особого значения, кто первым вручает визитную карточку.
Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей фирмы, т.е. "хозяева".
При деловом знакомстве обмен визитными карточками обязателен. Если кем-либо из участников встречи не вручена карточка, это может быть расценено как неуважение, нежелание продолжать контакты - ни деловые, ни личные.
Визитная карточка вручается таким образом, чтобы текст её был сразу прочитан. При этом владельцу визитной карточки следует вслух произнести свою фамилию, чтобы облегчить партнёру её запоминание. Получивший карточку должен, держа её в руке, прочитать её содержание и убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный) пиджака.
Важно, чтобы текст визитной карточки подготовил профессиональный переводчик, поскольку названия должностей, отделов и подразделений зачастую не имеют в иностранных языках прямых аналогов.
Во время деловых переговоров можно положить визитные карточки перед собой в том порядке, в каком сидят деловые партнёры.
Для участников конференций допустимы визитки с нанесением в верхнем левом углу фотографий их владельцев. Не помню, как выглядит владелец этой карточки, вижу из какой он компании - ситуация достаточно типичная. И её можно избежать.
Визитки пересылаются почтой. С какой целью - в левом верхнем или нижнем углу проставляются специальные латинские буквы-шифры, и они всё разъясняют. Есть шифры, означающие поздравление с Новым годом, торжеством, назначением, приездом в страну, а также имеющие цель напомнить о своём владельце.
В левом верхнем или нижнем углу визитки делаются пометки:
p. p. (pour presentation; prйsenter) - представление (разрешите представиться);
p. f. (pour fкte) - поздравление по случаю праздника;
p. f. N. A. (Nouvel An) - поздравление по случаю Нового года;
p. f. v. (pour faire visite) - с желанием навестить;
p. c. (pour condoleances) - выражение соболезнования;
p. r. (pour remercier) - выражение благодарности;
p. f. C. (pour fair connaissance) - выражение удовлетворения знакомством (в честь прекрасного знакомства);
p. p. C. (pour prendre conge) - прощание перед продолжительным отъездом (в знак прощания).
Можно вместо букв написать краткое сообщение от третьего лица. Например: "Поздравляет с юбилеем!" или "Поздравляет с Новым годом!".
Перечисленные выше выражения - французские, они приняты во всём мире и употребляются независимо от того, на каком языке говорят жители страны. Однако уместно заметить, что английский язык, претендующий на роль планетарного, пытается если не заменить непреложные французские выражения, то хотя бы их дублировать. Так, например, в приглашении на деловой ужин принято указывать форму одежды, используя все те же устоявшиеся французские слова: сrаvate nоirе ("черный галстук"), т.е. имеется в виду, что на ужин необходимо явиться в смокинге. Некоторые американские фирмы в своих приглашениях под французским текстом пишут аналогический английский: "black tie", однако полностью заменить французские слова английскими, т.е. нарушить вековые традиции этикета, хотя бы светского, никто не решается.
Укажем ещё, что отвечать на посланные с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято. Ответ даётся также визитной карточкой.
На полученные или завезённые визитные карточки полагается давать ответ визитными же карточками в течение 24 часов.
В случае необходимости использовать визитную карточку для передачи информации на свободном поле карточки пишется текст (естественно, краткий) от третьего лица (например: Сергей Викторович Ливанов благодарит за поздравление).
Если фирму с деловым визитом посетили иностранные партнёры, то первыми должны вручить визитную карточку представители фирмы. При посещении зарубежной фирмы первыми визитную карточку вручают её сотрудники.
Японцы и корейцы особенно строго соблюдают подобные правила.
В Америке и большинстве европейских стран к этому относятся более демократично. В странах Азии их вручают обеими руками, на Западе не существует определённых правил вручения визиток, но, как правило, вручается визитная карточка правой рукой. Принимать визитные карточки нужно обеими руками или только правой.
При обмене визитными карточками обе стороны обмениваются легкими поклонами. Принявший визитную карточку должен в присутствии партнёра прочитать вслух его имя и уяснить его должность и положение. Чтобы не путаться в именах, карточки нужно положить перед собой, перед этим расположив их в том порядке, в каком партнёры сидят перед Вами. Не допускается делать на чужих визитных карточках пометки, мять их на глазах у хозяина. Такие действия могут быть восприняты как неуважение и даже обида.
Если Вы не узнаёте человека, с которым когда-то обменялись визитными карточками, то наверняка Ваш престиж в его глазах упадёт.
Обычно визитные карточки вручают лично. Не следует при этом выражать благодарность или какие-либо другие чувства.
И ещё любопытно, что на визитке мужчины, представляющегося даме по почте с неофициальной целью, не должны стоять его титулы... Не раскрывайте и здесь свои карты.
Уместно вручить свою визитную карточку секретарю в приёмной (при посещении фирмы), если с лицом, которому Вы наносите деловой визит, ранее не были знакомы. В этом случае секретарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет Вашу фамилию.
Посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт.
В современной мировой бизнес-практике действуют правила оформления визитных карточек, принятые в светском этикете: текст должен быть предельно простым, невычурным, легко читаемым. Чем проще карточка, тем больше в ней достоинства и элегантности. [/sms]
