Реферат: Языковые особенности деловой и коммерческой корреспонденции

Введение

1. Официально-деловой стиль речи. Общая характеристика

2. Языковые особенности официально-делового стиля речи

3. Языковые особенности коммерческой корреспонденции как письменной формы делового общения

Заключение

Список литературы
[sms]Введение

Процессы взаимодействия языка и общества взаимообусловлены, ибо язык показывает состояние общества на данной стадии его развития, но сам как отражение деятельности людей активно влияет на происходящие общественные процессы. Именно язык в первую очередь отображает новые знания о мире, включает в свою структуру новые знаковые элементы, свидетельствующие обо всех изменениях, происходящих в этом мире, и поэтому заставляет нас по-новому смотреть на этот мир, по-другому его ощущать, помогает воспринимать его таким, каков он есть. Но стоит сказать и об обратном активном влиянии самого человека как речепроизвододителя на общественные процессы, ибо активная мыслеречевая деятельность способствует изменению и преображению мира.

Современный этап развития общества в России связан с коренными преобразованиями экономики и развитием торгово-рыночных отношений, как в пределах страны, так и за рубежом. В условиях постоянно расширяющихся международных деловых контактов особую значимость приобретает изучение текстов деловой документации и корреспонденции. Деловому общению свойственны официальный характер, краткость, стремление к максимальной эффективности и целесообразность. Все эти факторы заставляют составителей деловых документов придерживаться определенных традиций их оформления.

Однако мы живем в эпоху нового информационного общества, и этот факт заставляет нас по-новому смотреть на деятельность человека общающегося. Так, победное шествие интернет-технологий уже привело к стремительному сокращению использования традиционного почтового сообщения, и в первую очередь это видно на примере деловой переписки. Меняется не только скорость передачи информации: изменения претерпевает также и стиль делового письма. Манера письма становится более лаконичной, лучше отражает саму суть послания. Поэтому одна из основных целей данной работы - отметить все эти нововведения, ставшие неотъемлемой частью современной деловой переписки.

Кроме того, способы передачи информации в имплицитной форме в письменном общении практически не получили должного освещения в лингвистической литературе. Следует отметить, что в целом стратегия деловой коммуникации четко ориентирована на повышение эффективности контакта. Вступая в контакт, субъект преследует определенную цель: воздействовать на сознание своего партнера по коммуникации. Эффективность письменного делового общения определяется рядом лингвистических и экстралингвистических факторов, среди которых правильный выбор и употребление языковых средств, верная структурированность письма, соответствие письма стилистическим требованиям жанра деловой переписки.

Настоящая работа посвящена системному исследованию структуры коммерческой корреспонденции с нормативно-оценочных позиций лингвистики текста и стилистики. Выбор темы исследования обусловлен теоретическими и практическими задачами современной стилистики, среди которых важное место занимает изучение коммуникативных, прагматических и текстообразующих особенностей коммерческой корреспонденции, обеспечивающих речевое взаимопонимание партнеров в процессе делового общения и напрямую влияющих на достижение наибольшей эффективности коммуникации в сфере профессионально-деловых отношений.

Актуальность исследования обусловлена той ролью, которую деловая коммуникация играет в период нынешних экономических преобразований, ее отличием от других форм письменного общения. Несмотря на определенную степень изученности вопроса, продолжает оставаться актуальной необходимость лингвистического осмысления текстов коммерческой корреспонденции, прежде всего в силу их многообразия, а также по причине их специфического характера. Кроме того, устоявшиеся нормы в оформлении деловых документов обусловлены рядом экстралингвистических факторов, таких как наличие обратной связи партнеров по коммуникации и другими прагматическими условиями коммуникации.

Объектом работы является коммерческая корреспонденция как жанр делового письменного общения, а также как жанр коммерческого подстиля официально-делового функционального стиля с точки зрения стилистики.

Цель работы заключается в многоаспектном описании лингво-стилистических характеристик текстов современной коммерческой корреспонденции, в выявлении их структурно-композиционных особенностей, специфических лингвистических средств их выражения и присущих им тексто-образующих категорий.

1. Официально-деловой стиль речи. Общая характеристика

Официально-деловой стиль - это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты - придают ему в целом консервативный характер.

Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта официально-делового стиля - это языковые штампы, или так называемые клише (франц. clich). От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться (примеры клише см. ниже)

Официально-деловой стиль - это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. [3] К ним относятся:

1) точность, исключающая возможность инотолкований;

2) языковой стандарт.

Эти черты находят свое выражение а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических); б) в оформлении деловых документов.

Рассмотрим особенности лексики, морфологии и синтаксиса официально-делового стиля.

2. Языковые особенности официально-делового стиля речи

Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает: [4]

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Морфологические признакиофициально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие: [4]

1) существительные - названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф...).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8-10), например: ... штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции...);

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника. [1]

3. Языковые особенности коммерческой корреспонденции как письменной формы делового общения

На основе анализа теоретических подходов к исследованию письменного делового общения в научной литературе, выделения специфики письменного делового общения, также на основе сравнительного анализа письменной и устной деловой речи можно определить коммерческую корреспонденцию как особый вид письменного делового общения. Выявляются общие характеристики коммерческой корреспонденции, определяются ее мотивы и функции, раскрываются ее цели, задачи и намерения деловой коммуникации.

Основные группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи рассматриваемой нами коммерческой корреспонденции. В коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют такие семантические виды писем, как, например, письма-просьбы или письма-запросы (необходимость получения информации или печатного информационного материала). К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение (оказание воздействия на потенциального покупателя и заключение торговой сделки c целью получения прибыли). В третьем случае коммуникант при составлении коммерческого письма преследует одновременно две цели - познавательную и практическую, одна из которых зачастую является промежуточной. В коммерческой корреспонденции это может быть контроферта (продавец дает информацию и, одновременно, оказывает воздействие на покупателя, убеждая его в правильности/ выгодности новой сделки).

Для достижения поставленной цели общения каждый из коммуникантов решает целый ряд коммуникативных задач, побуждаемый при этом стремлением завершить действие в соответствии с намеченным планом, что и является коммуникативным намерением. Т.В. Кучма (1991) предлагает разделение коммуникативных намерений на группы в соответствии с основными функциями общения: 1) информационно-коммуникативные функции (передача - прием информации; 2) регуляционно-коммуникативные функции (взаимная регуляция поведения людей); 3) аффективно-коммуникативные функции (эмоциональная сфера общения человека); 4) фатические функции (установление и поддержание контакта с окружающими). В реальном же общении и, в частности, в коммерческой корреспонденции, несколько задач могут решаться в единстве: коммуникативная задача, основанная на информационно-коммуникативной функции, может сочетаться с коммуникативной задачей, основанной на аффективно-коммуникативной функции. Таким образом, передаваемая информация приобретет эмоциональную окраску.

Коммерческая корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения. С целью выявления коммуникативных целей писем, отражающих эти ситуации, и способов эффективного воздействия письма на ситуацию нами дается построение классификации деловых писем на основе коммуникативно-прагматического подхода, а именно: информирование (сопроводительное письмо, письмо-сообщение, письмо-подтверждение); побуждение (письмо-просьба, запрос, предложение, заказ); жалоба (письмо-напоминание, рекламация); экспрессивность (письмо-ответ на жалобу); реагирование (ответ на запрос, заказ, оферта).

Так как деловая коммуникация развивается во всемирной сети Интернета, выявлены ряд стилистических и функциональных особенностей электронного коммерческого письма в сравнении с традиционным. Однако, как отмечают многие авторы (Браим 2000; Гойхман, Надеина 1997; Кирсанова, Анодина, Аксенов 2001 и др.), несмотря на широкое распространение средств телекоммуникационной связи, традиционное деловое письмо по-прежнему остается одним из главных средств письменного делового общения и продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи - факсимильное, электронное или обычное почтовое отправление.

Несмотря на некоторые частные разногласия и разное число функциональных стилей в современной научно-лингвистической литературе официально-деловой стиль (ОДС) выделяется большинством исследователей (Мурат 1957; Гвоздев, 1965; Привалова 1969; Ахманова 1969; Кожина 1968; Туманян 1985). Однако проблема внутристилевой дифференциации документов ОДС, выделение в нем нескольких подстилей на материале различных текстов оказалась для исследователей актуальной в разной степени и в связи с этим в целом практически нерешенной. Исследователи ОДС (Кожина 1972; Рахманин 1982, 1999; Веселов 1990, 1993; Бондалетову и др. 1982; Розенталь 1987; Вшивков, Старцева 1991; Рогожин 1999; Колтунова 2000 и др.) при выделении подстилей ОДС учитывают различные факторы. Поэтому можно встретить разные наименования подстилей, к которому относится деловая переписка: дипломатический (Веселов 1990), обиходно-деловой (Розенталь 1987), канце-лярский (Бондалетов и др. 1982), административно-канцелярский (Рахманин 1999, Жилина 2000).

Подстили ОДС выделяются в функциональном стиле по принципу разграничения содержательной сферы использования и понимаются как крупные содержательные разновидности. По моему мнению, определяя место коммерческой корреспонденции в таксономии функциональных стилей и говоря о подстилях ОДС, необходимо учесть особый характер и сложную иерархию экономического документа, а также значительное видоизменение условий и содержания современной деловой практики, поэтому среди подстилей ОДС предлагаем выделить еще коммерческий. Коммерческая корреспонденция рассматривается нами как особый жанр коммерческого подстиля и понимается как конкретный вид текстов, обладающих как специфическими, так и общими чертами, обусловленными принадлежностью жанровых групп к одному функциональному стилю. [3]

Исследователи при выделении стилевых черт ОДС основывают на следующие подходы: формальный, функциональный и прагматический. Представители формального подхода (Демидова и Смирнов 1984) исходя из языковой формы, в которой реализуется содержание текста, наиболее яркой чертой ОДС считают официальность, вежливость, дипломатичность; ясность; лаконичность. Для представителей функционального подхода (Логинова 1975; Кожина 1969; Крылова 1982) определенное значение для выделенных стилевых черт имеют задачи и цели общения. Авторы главными стилевыми чертами считают точность, объективность и стандартизованность. Представители прагматического подхода (Фарафонова 1977; Суханова 1984), подчеркивая воздействие на адресата и побуждение его к ответной реакции, выделяют следующие стилевые черты: 1) вежливость; 2) точность; 3) официальность; 4) стандартность.

Помимо специфических характеристик, присущих ОДС, коммерческое письмо обладает рядом особых черт: точностью, стандартизированностью, официальностью. Кроме того, выделено в современной деловой переписке тенденцию к краткости, так как такое стремление связано с общей тенденцией эпохи - экономией средств, а в данном случае - сокращением физической протяженности речевого сообщения, его большей семантической емкостью и компактностью. Каждое из этих качеств проявляется через использование тех или иных средств языка. Официальность проявляется в подчеркнуто вежливой манере изложения, в наличии избыточных выражений, придающих ей официальный характер, в использовании аналитических эквивалентов глаголов и в строгом отборе лексических средств. Точность, не допускающая инотолкования, находит свое выражение в строгом соблюдении логики изложения и в употреблении специальной терминологии, однозначных лексических единиц, в использовании повторяемости слов и оборотов, в широком применении уточняющих элементов. Стандартизированность складывается как результат объединения в единое целое модели содержания данного типа текста и, с другой стороны, терминологии некоторых областей (торговой, юридической, финансовой и т.д.), стандартных клишированных лексических и фразеологических единиц, устойчивых словосочетаний. Тенденция к краткости поддерживается широким употреблением в исследуемых текстах коммерческой корреспонденции инфинитивных конструкций, конструкций с отыменными предлогами, а также большого количества терминов-аббревиатур.

Заключение

Стилистические нормы определяют употребление языковых средств в соответствии с законами жанра, особенностями функционального стиля и - шире - с целью и условиями общения. Каждый функциональный стиль имеет свои стилевые нормы, которые варьируются в зависимости от разновидности стиля, а также устной или письменной формы его проявления. В каждом функциональном стиле могут быть вполне закономерными такие языковые единицы - слова, формы, конструкции, которые неприемлемы в других стилях. Фактор соответствия или несоответствия стилистическим нормам должен уметь изменяться и быть функциональным; необходимо обращать внимание на соответствие выражения (т.е. языковой ткани речи, речевой организации и состава ее средств) на его лингвистической основе (т.е. сфере, условиям и ситуации общения, его целям и задачам, содержанию высказывания ).

Норма коммерческого подстиля не статична, она изменчива во времени. Русская коммерческая терминология на протяжении прошедших лет XX века претерпела значительную эволюцию. Особенность новой экономической терминосистемы русского языка характеризуется подвижностью, которая заключается в исключительно быстром отображении ею динамики развития экономической системы. Серьезные изменения, происходящие во внешне-экономических отношениях, связанные с вступлением в рыночную экономику, вызывают необходимость поддержания деловых и торговых отношений с зарубежными фирмами, что привело к изменениям в области торгово-рыночной терминологии. Это отразилось как в появлении новых слов, обозначающих новые явления (бартер, ипотека, лизинг, фьючерс); так и в изменении в употреблении терминов, форм и конструкций (банк-ипотека вместо ипотечный банк, еврокредиты вместо европейские кредиты). Изменялась одновременно оценочность многих терминов: безработица, банкротство, инфляция, экономический кризис, частник... Источником изменения нормы коммерческого подстиля могут служить процессы заимствования. Многие иностран-ные термины стали вытеснять исконно русские слова: офис - контора, депозит - банковский вклад, дилер - посредник и т.д. Предложение заменить иностранный термин "переводом на родной" во многом случае не получило одобрения и практического применения (маркетинг, ноу-хау, лизинг).

Меняться может норма не только отдельных слов, форм и конструкций, но и образцы речи. Следует отметить влияние когнитивных структур английского коммерческого письма на русское коммерческое письмо: использование типичных для английского делового письма вежливых структур: С нетерпением ждем Вашего ответа (ср. We are looking forward to your reply; hearing from you/your letter), С наилучшими пожеланиями (ср. Best regards). Фраза Благодарим Вас за Ваше письмо от ... (ср. Thank you for your letter of...) в русском коммерческом письме это чаще всего В ответ на Ваше письмо от...; Употребление глаголов в сослагательном наклонении Нам было бы желательно получить от Вас....; хотели бы попросить..., что не вполне характерно для русского официально-делового стиля.

Лексические нормы в коммерческом подстиле проявляются в том, что слово должно употребляться с учетом его лексического значения, стилистической окраски и лексические сочетаемости. Коммерческому подстилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в тех значениях и в условиях только такой контекстно-лексической сочетаемости, которые традиционны именно для деловых документов.

Список литературы

Деловое письмо как репрезентант ментальных моделей делового общения // Язык. Время. Личность: Мат-лы междунар. науч. конф. - 2002.

Обучение написанию деловых писем в вузе как одной из форм коммуникации // Науч. вестник Кировского филиала МГЭИ; № 11, 2002

К проблеме взаимодействия когнитивных структур (на материале коммерческих писем) // Филология и культура. Тамбов, 2003.

Деловое письмо как когнитивная модель // Языковое бытие человека и этноса: психолингвистический и когнитивный аспекты. 2003.

Когнитивный подход в обучении написанию деловых писем // Актуальные проблемы исследования языка: теория, методика, практика обучения. Курск, 2003. [/sms]