Реферат: Процесс автоматизации турфирмы. Офисные программы
Можно выделить следующие уровни или этапы автоматизации:
1) офисная оргтехника (телефония, факсы, ксероксы);
[sms]2) компьютеры со стандартным программным обеспечением типа Microsoft Office;
3) специальное программное обеспечение - так называемый BackOffice, связь BackOffice'ных программ с глобальными системами бронирования;
4) наличие своих Интернет-магазинов.
В данной главе хотелось бы остановиться лишь на серьезных системах, разработанных группой программистов, не один год трудящихся на ниве автоматизации туристического бизнеса.
Только специализирующаяся на автоматизации турбизнеса фирма способна создать продукт, который удовлетворит даже самую взыскательную турфирму.* Почему? Потому, что, только основываясь на опыте десятков турфирм, имеющих свой взгляд на бизнес, можно создать удовлетворительное программное обеспечение, не опускаясь до автоматизации хаоса отдельных турфирм.
Понятно, что фирмы, специализирующиеся на турсофте, имеют богатый опыт общения с передовыми компаниями. Многие годы они отбирают самые рациональные моменты деятельности лидеров рынка и интегрируют их в свой продукт. На сегодняшний день профессиональные офисные программы претендуют на полную автоматизацию бизнес-процессов турфирм.
Приобретение программ такого уровня не сводится к простой покупке компьютерной системы - это прежде всего серьезная работа по внедрению новой, передовой технологии.
Что же это дает турфирме?
Прежде всего, взгляд на свою деятельность с другой стороны. Оказывается, громадный объем информации, которым владели один или два наиболее продвинутых менеджера, доступен всем или многим. Если мы вдруг испугались доступности информации, то она может быть доступна лишь избранным. Для этого существует разграничение прав доступа в системе, и любой руководитель в состоянии построить свою иерархию доступа. Мы лишь говорим о том, что полная информация о клиентах, партнерах, отелях, персоналиях является достоянием турфирмы, а не ее отдельного работника или группы лиц. В этой ситуации руководитель уже не трепещет при уходе топ-менеджера. Процесс, грамотно построенный и отлаженный, не зависит от кадров. Каждый занят своим делом и не бегает ежечасно за разъяснениями.
Свод правил, принятых в фирме, прописывается в системе. Руководитель фирмы, единожды прописав эти правила, способен в большей степени заниматься стратегией, чем решением рутинных ежедневных вопросов, - Свод правил, принятых в фирме, прописывается в системе. Руководитель фирмы, единожды прописав эти правила, способен в большей степени заниматься стратегией, чем решением рутинных ежедневных вопросов, - подчиненные с помощью автоматизированной системы сами принимают делегированные им решения. Вопроса "Кто работал с этим клиентом?" более не существует. Вся история общения с клиентом хранится в базе данных. Любой пользователь системы способен дать исчерпывающий ответ на вопросы клиента.
При этом спектр вопросов, на которые могут ответить менеджеры, становится необычайно широким. Ведь они пользуются информацией, которую создают и используют все сотрудники, реально выполняющие процесс. Нет необходимости переключаться на бухгалтерию, чтобы узнать, оплачена ли заявка, - все видно: "Вы оплатили заявки от 02.02.2003 и от 04.02.2003, а заявка от 06.02.2003 еще пока не оплачена".
Оказывается, продать больше номеров в отеле и мест на рейсе, чем есть, невозможно. Система всегда подскажет пользователю. Он увидит, что ошибся и решил продать тур ниже себестоимости, попал в SТОР-SАLЕ, продал тур на '"вчера" и многое другое.
С помощью комплексной системы автоматизации вы можете корректировать стратегию продаж. Система поможет туроператору оптимально заполнить (загрузить) чартеры и отели. Как это бывает при автоматизации производства, в критических ситуациях загорится "красная лампочка". Не возникнет вопроса: "Кто продал этот отель?" или "Кто ввел такую цену трансфера?",
Система контролирует каждый шаг работающего в ней. Руководитель в любой момент может увидеть, кто чем занимается, сколько времени отнимает у того или иного оператора оформление заявки. Без надобности не нужно давать устных заданий. Можно дать по внутренней почте запрос менеджеру предоставить вам информацию, сколько мужчин в возрасте от 27 до 40 лет летят в Таиланд рейсом Х и возвращаются не раньше такого-то числа и при этом живут в одноместном номере такого-то отеля. Через минуту информация у вас на экране. А хотите - создайте выборку сами. Процедура создания каталога цен, оригинал-макета для типографии. Думать об этом начинают месяца за 2 - 3 до начала сезона. Если туроператор автоматизирован как надо, пара нажатий клавиш - и через час готов оригинал-макет для типографии.
Если взаимоотношения с принимающей стороной стабильны и долгосрочны, можно получать цены принимающей стороны не в виде Ехсеl - таблиц, а непосредственно в офисную систему и таким же образом отправлять заявки для подтверждения. Агентства могут бронировать туры, не забрасывая туроператора факсами и не утомляя звонками, а, ознакомившись с предложениями на веб-сайте, забронировать заявку через Интернет.
Принятие стратегических решений становится увлекательнейшим процессом. Делая различные выборки и срезы информации, можно увидеть, что, оказывается, клиенты в возрасте от 23 до 33 лет предпочитают четырехзвездочные отели, где все включено, а господа за 60 - пятизвездочные отели с полным пансионом. Что в мае трехзвездочные отели входят "на ура", а в сентябре их никто не покупает. Что женщины с одним ребенком едут чаще, чем одинокие мужчины. А дальше думаем, думаем... Про скидки, цены, спецпредложения, пряники и калачи.
Система поможет оценить эффективность рекламы, организовать рекламную акцию для постоянных клиентов - их данные и история их взаимоотношений с
туроператором всегда под рукой. И поэтому в письме "дорогому Егору Кузьмичу", который уже путешествовал в Турцию и Грецию в пятизвездочные отели, можно предложить новый тур на Крит и дать ему 5-процентную скидку.
Процесс автоматизации турфирмы.
Как в общем виде выглядит технологический процесс работы туроператора, имеющего толковую систему автоматизации? Прежде всего наполняются удобные и полные справочники отелей, рейсов, партнеров и т. д., которые нуждаются, к сожалению, в поддержании и сопровождении. Скажем, грамотно сопровождаемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать необходимую информацию, не выходя из системы, отправить по факсу или e-mail счет агенту, сделать рассылку спецпредложений. Заполненный справочник рейсов даст точную информацию о возможности формирования индивидуального тура. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда есть рейс.
Особенно важно вводить цены. Формирование турпродукта из составляющих - отеля, рейса, визы, страховки, дополнительных услуг и т.д. - требует наличия цен этих составляющих. Однако в результате туроператор имеет и общую брутто/нетто цену заявки, и, соответственно, свой доход. Сразу становится видно, сколько и какому партнеру должен туроператор и сколько должны ему. К огромному сожалению, приходится констатировать, что некоторые туроператоры, уже установившие у себя программное обеспечение, не уделяют наполнению и поддержанию справочников должного внимания. В этих случаях отдача от программного обеспечения не может быть полной. Как компьютер, работающий лишь как усовершенствованная печатная машинка, так и программное обеспечение, используемое не на все 100 процентов, - неоправданная роскошь.
Большинство серьезных программных продуктов, имеющихся сегодня на рынке, весьма требовательно к вычислительной технике, поэтому нерациональное использование программного обеспечения неоправданно вдвойне. Итак, основа успешной работы - заполненные справочники и классификаторы. Далее с помощью удобных полнофункциональных приложений вы сможете максимально быстро и, что особенно важно, без ошибок за счет системы всевозможных подсказок и контролей оформить заявку, сформировать тур, осуществить оплату или получить статистический материал.
При этом если в системе уже есть анкетные данные туриста (постоянный клиент), вводить заново их не надо. Вы быстро получите анкету в любое посольство, а можете сделать это позже. Естественно, бухгалтер регистрирует и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду), формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров. После того как тур заполнен, а может быть, и до того вы сможете напечатать всей группе или каждому отдельному туристу, ваучер, путевку, страховку любой страховой компании, авиабилет любой авиакомпании. Сформируете и отправите принимающей стороне необходимые списки групп, руминг-листы, а если у вас есть прямая связь с принимающей стороной, они получат все необходимое сами.
Взаимоотношения с принимающей стороной - особая статья возможной экономии. Хорошо, если туроператор посылает заявки и списки по e-mail, а не по факсу. Иначе накладные расходы возрастают невообразимо.
По большому счету, схема взаимодействия туроператор - принимающая сторона должна быть следующей. Принимающая сторона формирует свой прайс-лист, основанный на предложениях отелей, далее для различных рынков делаются различные наценки (mark up) по сезонам, и эти цены автоматически попадают к туроператорам. После этого туроператору уже нет необходимости вводить цены отелей. Экономия колоссальная. Далее каждая введенная туроператором заявка автоматически попадает к принимающей стороне и обрабатывается (подтверждается / не подтверждается), после чего она снова у туроператора. Если же у туроператора существует система бронирования ресурсов через Интернет, то и заявки вводит не туроператор, а агентство самостоятельно осуществляет бронирование.
Технические решения всех этих задач существуют, и уже в ближайшее время турфирмы, не использующие новые технологии, окажутся вне конкуренции (в печальном смысле). Нужно отдавать себе отчет в том, что внедрение полноценной системы - процесс длительный и трудоемкий и по мановению волшебной палочки ничего не делается. Двигаться можно и нужно постепенно. Быть или не быть.
Подводя итоги, этой главы, возникает вопрос, стоит или не стоит автоматизироваться? Если вы чувствуете, что ваши потери от неразберихи растут, хотите независимости от персонала, возможности быстрого получения информации для принятия решения - самое время задуматься.
Сравните ваши потери с необходимыми для автоматизации затратами, о них отдельный разговор. Оцените готовность персонала работать или учиться работать. Возможно, и здесь могут появиться затраты. Пообщайтесь с коллегами, которые уже автоматизировались.
Попробуйте автоматизировать одно направление (если их у вас много). Это недорого, а результат вы увидите очень скоро. Попробуйте простой вариант - перейдите к более сложному. Но будьте готовы к трудностям: любая перестройка - сами знаете...
Решение об автоматизации должно быть серьезным. Либо - да, либо - нет.
Нельзя отдавать это на откуп персоналу, который не может или не хочет автоматизироваться. Не хочешь работать в новых условиях - флаг тебе в руки, соседнее "кастрюльное" агентство будет тебе радо. Задумайтесь: если туроператор, работающий по похожей с вами схеме, успешно использует специализированное программное обеспечение, почему у вас не идет.
Поэтому решение здесь может быть одно - обратиться к хорошим разработчикам, которые помогут автоматизировать работу турфирмы.
Компьютерная техника, применяемая в работе турфирмы.
Офисная машина для менеджера туристической фирмы, бухгалтера, кассира, руководителя, безусловно, типичный офисный компьютер.* Здесь очень многим никак нельзя пренебречь, но от очень многого можно вполне отказаться.
Полагается, что на настоящий момент, судя по ситуации, сложившейся с представленным здесь софтом, философский вопрос о выборе аппаратной платформы и операционной системы в значительной мере остроту потерял.
Желающие работать на Mac, конечно, будут всегда, но большинство руководителей турфирм вряд ли когда-либо всерьез будут рассматривать Mac как реальную альтернативу, хотя сегодня, после представления его новой, полусферической версии, можно, конечно, крупному руководителю поставить себе такой на стол в качестве сувенира: ведь ни одна из предлагаемых программ Васк-оffiсе его не поддерживает. Но почту почитать и в Интернет выйти можно. С вложениями уже будет похуже. При полном переходе на веб-интерфейс можно будет и попробовать. Все-таки Mac - это удел художников-дизайнеров, но не менеджеров турфирм, по крайней мере сегодня.
Далее Brend-ы. В ряде случаев оснастить офис техникой целиком от одного известного производителя может оказаться весьма выгодно, особенно если не стоять в конце длинной цепочки посредников. Но опыт показывает, что за конкурентные деньги можно купить у производителей с известными именами только технику, бывшую в употреблении или сильно залежавшуюся на складе, обычно по не раскрываемым причинам. Реально нет необходимости в офисном компьютере иметь многое из того, без чего домашний слабо мыслится, однако есть совершенно необходимые свойства, без которых работа менеджера становится мучением. Можно разумным компромиссом считать применение в офисном компьютере интегрированных чипсетов и разумного набора периферии.
Выбор комплектующих стоит ограничить несколькими твердо установленными принципиально важными опциями.
Винчестер - для офисной машины вполне можно остановиться на Fujitsu или IВМ на 7200 оборотов (5400 тоже не будет плохо, разницы сегодня практически нет) при минимально возможной для современного нового винчестера емкости - порядка 20 гигабайт.
С видео и звуком проблем выбора из-за интегрированного чипсета нет. Распаянная сеть 10/100 тоже не будет проблемой. Таких плат меньше, но и они вполне работоспособны.
Корпус можно взять самый недорогой, но в одной - двух машинах офиса должна быть возможность установки дополнительного трехдюймового устройства.
Память. Обеими руками голосуем сегодня за 128 мегабайт. И даже 256 не будут лишними в связи с замаячившей перспективой поставить ХР. Самый минимальный процессор, но от Intel, т.е. Се1егоп с минимальной частотой (800 - 100), или РШ (800 - 1000), но все, безусловно, новое. Никаких Refurbished
компонентов брать нельзя - это принципиальное соображение. Если только фирма-сборщик не собирается делать основные деньги на послегарантийном обслуживании компьютеров. Брать память меньше 128 - один из негодных видов экономии. Реальная производительность труда при этом снижается заметно, да и нервы сотрудников надо беречь.
Мониторы. Принципиальное требование нашей фирмы - разрешение 800 на 600 - сегодня уже нельзя характеризовать словами "чрезмерное", "разорительное", даже "большое". По-другому работать сегодня нельзя. Сроки разумной эксплуатации четырнадцатидюймовых мониторов уже прошли, приобретение новых таких на данный момент (кроме случаев установки сервера, за которым работать не приходится) всерьез рассматриваться, конечно, не может.
Выбор - между недорогими моделями мониторов 15" и 17". Равновесие плавно смещается в сторону семнадцатидюймовых моделей, которые при цене на $100 больше намного комфортнее для сотрудника, поднимут его производительность труда, позволят дольше не устать, да и имиджу фирмы ущерба не нанесут. Немаловажно и то, что фирмы-производители, плавно смещая акценты в сторону 17" моделей, начинают забывать о качестве пятнадцатидюймовых. Можно даже уже говорить, что выбор 17" - на сегодня наиболее правильный, ведь выход из строя монитора - чувствительное событие, и даже в крупной фирме запаса их, как правило, нет.
Кому и как собирать, закупать и ремонтировать железо. Правильнее всего собирать самим, при достаточном запасе опыта, или на заказ у специализированных фирм, с которыми налажен хороший контакт. Как показывает практика, покупка готового, собранного и запечатанного компьютера обязательно включает и покупку в его составе некоторого компонента (одного или нескольких), который не входит в упомянутый выше список, сам по себе, безусловно, неполный и лишь примерно-рекомендательный. Зато именно наличие такого не рекомендуемого компонента (однозначно дешевого) дает возможность цену компьютера значительно снизить и в конкурентной борьбе победить. Ценой, конечно, но не качеством. А дальше, при необходимости, в дело вступает сервисная служба. Но по совокупности затрат (учитывая простои сотрудников, ответы клиентам типа "У меня сейчас машина в ремонте, и я вам ничего определенного сказать не могу", выезд в сервисные центры и разборки там) покупка машины по частям и сборка своими силами либо с привлечением сторонних, но заинтересованных специалистов в конечном итоге себя и экономически, и политически оправдывают.
Сколько покупать компьютеров и когда это надо делать. Хорошим ориентиром, разумеется, служит число сотрудников организации. Кому из них реально необходим компьютер - практически каждому, кроме курьеров (не всегда), поваров и уборщиц. Тот, кто имеет свой собственный стол в качестве рабочего места, вполне может быть оснащен компьютером. Обычно так оно уже всюду и есть. А вот когда наступает разумный момент для модернизации техники? Здесь основной критерий истины - возможность (или невозможность) для конкретного специалиста выполнять свою работу на выделенном ему компьютере. Новый компьютер (при изменении количества сотрудников в сторону его увеличения) нужно брать указанной выше конфигурации, а образовавшийся пул машин разумно перераспределять между всеми. Upgrade как вид деятельности компьютерных специалистов - вполне сытный кусок хлеба с маслом, но для потребителя Upgrade в ряде случаев невыгоден. Можно считать приемлемым увеличение памяти на старых машинах до 64 или 128 мегабайт или замену винчестеров совсем малой емкости, т.е. до 2 гигабайт. Замену процессоров, материнских плат и корпусов считать приемлемой в большинстве случаев нельзя - дешевле купить новую машину. В любом случае надо считать. Менять монитор имеет смысл в целом только тогда, когда там ничего не видно, т.е. нельзя работать, а менять работоспособный не следует.
Построение локальной вычислительной сети организации. Вполне разумным моментом для начала построения локальной компьютерной сети является момент покупки второго компьютера. Хотя в пользу построения сети на коаксиальном кабеле вполне можно найти некоторые экономические обоснования. Но вполне реальная разница в надежности и масштабируемости сетей на витой паре и коаксиальном кабеле заставляет однозначно рекомендовать для начала автоматизации любой фирмы (т.е. любого масштаба) только витую пару. Коаксиальный кабель может рассматриваться только для модернизации уже существующих сетей или в специальных случаях (из-за проблем с совместимостью или при предельных для стандарта расстояниях). Другой вопрос - выбор между технологиями 10 и 100 Mbit Ethernet. Цены на 100 Mbit сетевые платы практически сравнялись с ценами на 10 Mbit платы. Концентраторы и коммутаторы стоят подороже, но при развертывании крупной сети не смертельно. Так что если сеть ставится заново (например, новый офис) и планируется не маленькой, то выбор, скорее всего, за двухстандартным м - 10/100 Mbit. Кстати, важно и то, что платы на 10/100, как показывает практика, несколько более надежны и просты в установке. Рекомендовать покупать чисто 100 Mbit концентраторы нельзя, так как в сети может найтись старый компьютер, или ноутбук, или принт-сервер, понимающий только 10 Mbit. Культурная установка в случае с сетью не менее важна, чем правильный выбор оборудования и топологии. Дополнительные затраты на стойки для размещения оборудования, короба для прокладки кабелей, коммутационные панели и настенные розетки обязательно окупятся надежностью работы сети. Ведь выход из строя сети - это не погасший экран монитора на одном из компьютеров. Это полный паралич офисной работы, отказ печати, почты, недоступность файлов и всех остальных компьютерных удобств. При работе в сети проблема надежности оборудования не может рассматриваться отдельно от проблемы надежного электропитания. Выбирать поставщика электроэнергии пока еще не стало общим правилом. Это можно делать только при новом строительстве или подборе нового помещения. Как правило, приходится довольствоваться тем, что есть, а улучшать ситуацию - при помощи бесперебойных источников электропитания: на компьютерах рядовых пользователей - самых недорогих, от $50, на сервере - от известных производителей (типа АРС) на 30 - 40 минут работы от батарей.
Цена сети. Хорошим приближением нулевого уровня было бы такое - цена прокладки сети без изготовления отверстий, прокладки коробов, покупки сетевого железа и покупки и настройки сервера составляет порядка $80 - 100. Но на месте цена может быть доведена до точного значения, достаточного для подписания договора, уже после первого осмотра помещения. Реально конечная цена будет зависеть от конфигурации офиса, от типа стен, пола и потолков и составит $100 - 200 на машину.
Выбор сервера. Когда в организации следует один из компьютеров определять как сервер, т. е. собирать его определенной, как правило, более дорогой конфигурации и не производить на нем никаких других работ, кроме настройки серверного программного обеспечения и выполнения в круглосуточном режиме, серверных приложений - серверов баз данных, серверов электронной почты, серверов Интернета, выполнения функций файл-сервера?
С началом освоения сетевых технологий в небольшой организации (до 5 машин) можно все задачи перераспределить между клиентскими машинами. К переходу на структуру сети с выделенным сервером может подвигнуть недостаточная для нормальной работы производительность при выполнении вышеупомянутых задач или недостаточная надежность, т.е. частые сбои. Дело в том, что сотрудник, работающий на машине, дополнительно выполняющей еще и серверные задачи, сам того не желая, может в самый неожиданный момент приостановить или заморозить работу всего офиса, например, начав форматировать дискету или запустив в DOS-режиме некоторое приложение, не говоря уже о зависании и последующей перезагрузке.
Конфигурация приобретаемого сервера или вариант модернизации компьютера для использования его в качестве сервера - вопрос, совершенно специфичный к конкретной задаче. Обратиться к специалистам и решить его в сотрудничестве с ними - самый правильный подход. Обычно сервер приобретается надолго, и соответствующее решение следует продумывать на годы вперед.
Тем не менее, некоторые рекомендации можно сегодня давать и здесь - для серверов начального уровня. Для этих машин сложился некоторый стереотипный набор компонентов. Именно его предлагает в своих рекламных проспектах большинство крупных системных интеграторов, и этот набор действительно может заработать. Набор следующий - серверный корпус 8С5000 от Intel, причем вариант с дублированным блоком питания предпочтительнее, материнская плата STL2 (SBT2), от Intel под PIII или Хеоп соответственно. 512 - 1024 Мb памяти, четыре-пять винчестеров IBM (Fujitsu) по 36 Gb в одном - двух отказоустойчивых массивах. Процессоры - 2 шт. по 1 Gz. Бесперебойный источник - АРС Васк Рго 1400 с интерфейсным кабелем. Дополнительная плата от ЗСоm при работе в качестве шлюза. Можно усложнить дисковую подсистему RAID -контроллером от Intel или Муlех для снижения нагрузки на процессор при выполнении дисковых операций. Такой набор помимо работоспособности еще и обладает универсальностью - и как файловый сервер, и как сервер приложений, и как веб-сервер. Для тех случаев, когда такое решение для фирмы слабовато, можно рекомендовать распределить функции между несколькими такими серверами. [/sms]
