Реферат: Обязанности секретаря суда и секретаря судебного заседания

Содержание

Введение

Делопроизводство в суде.
Обязанности секретаря суда
Обязанности секретаря судебного заседания
Заключение

Список используемой литературы

Введение

Правильная постановка делопроизводства в суде является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в суд граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций, порядок работы с процессуальными и иными документами, выполнение единых правил организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями судов.

Совершенствование делопроизводства в судах осуществляется с помощью внедрения принципов научной организации труда, передовых форм и методов работы с документами, механизации и компьютеризации.

В данной курсовой работе будут рассмотрены обязанности секретаря суда и секретаря судебного заседания.

[sms]

Делопроизводство в суде
Дделопроизводство в судах Российской Федерации осуществляется на основе Федерального конституционного закона “Об арбитражных судах в Российской Федерации”, Процессуальных кодексов Российской Федерации, иных нормативных правовых актов по делопроизводству и судопроизводству, приказов Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражных судов.

Инструкции по делопроизводству устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арбитражных судов.

Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями судов. Методическое руководство работой с документами возлагается на отдел делопроизводства.

Исходя из штатной численности, компьютерной оснащенности и сложившейся практики в судах допускаются различия в решении некоторых организационных вопросов делопроизводства.

Обязанности секретаря суда
Секретарь суда в соответствии с требованиями временной Инструкции по делопроизводству в суде организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда. На других секретарей возлагается ведение делопроизводства соответственно по гражданским, уголовным и административным делам, иным производствам и материалам, рассматриваемым судом.

В обязанности секретаря суда входит:

- приема и отправления корреспонденции;

- регистрации и учета судебных дел и материалов;

- приема и учета кассационных, частных жалоб и протестов, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре заочного решения;

- обращения к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда по уголовным и гражданским делам;

- приема, учета и хранения вещественных доказательств и личных документов осужденных;

- выдачи судебных дел и документов, ведения и хранения нарядов, журналов;

- обеспечения сохранности документов.

Вопросы, как правило, носят проблемный характер и становятся поводом для разрешения проблемных ситуаций, следовательно, способствуют началу инициативного мышления у работников районных судов. К должностным обязанностям секретаря относится исключительно ведение протокола судебного заседания. При обеспечении арбитражных судов полными штатами секретарей протокол, видимо, будет вестись только ими и лишь по решению судьи, судьей или его помощником.
     Протокол обязательно составляется в письменной форме, способ оформления (от руки, машинописный, компьютерный) выбирается лицом, ведущим протокол. Протокол всегда подписывается судьей (даже если вело его другое лицо). Если протокол велся секретарем или помощником, они также подписывают его после судьи, отвечая тем самым за достоверность внесенных сведений.

Максимальный срок подписания и, соответственно, оформления протокола судебного заседания - не позднее следующего дня после дня окончания судебного заседания (естественно, что при этом учитываются правила, установленные ч. 4 ст. 114 АПК, - об окончании срока в нерабочий день), протокола совершения процессуального действия вне судебного заседания - в этот же день, непосредственно после завершения, к примеру, осмотра доказательств в месте их нахождения.

По решению судьи может производиться стенографирование, а также аудио- и (или) видеозапись хода судебного заседания. Хотя в этих случаях ход судебного заседания фиксируется полностью, дословно, АПК все равно требует оформления протокола в письменном виде, несколько сокращая его содержание.

К началу судебного заседания, ход которого было решено фиксировать с помощью стенографической, аудио- и (или) видеозаписи, у судьи или лица, которому поручено ведение протокола, должен быть готов бланк протокола с указанием года, месяца, числа и места проведения судебного заседания, наименования арбитражного суда, рассматривающего дело, состава суда, наименования и номера дела. В ходе судебного заседания в протокол вносятся сведения о времени его начала, о явке лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса, о представленных суду и предъявленных для обозрения документах, удостоверяющих личность и подтверждающих надлежащие полномочия лиц, участвующих в деле, и их представителей, сведения о предупреждении об уголовной ответственности переводчика, свидетелей, эксперта. В обязательном порядке в такой протокол вносятся (в ходе заседания или после расшифровки стенограммы, прослушивания, просмотра аудио-, видеозаписи) устные заявления и ходатайства лиц, участвующих в деле, определения, вынесенные судом без удаления из зала судебного заседания, а также отметка об использовании технических средств записи судебного заседания. Предупреждения об уголовной ответственности являются действительными только в случае совершения в письменной форме, поскольку требуют расписки соответствующего лица. Сведения об устных заявлениях и ходатайствах, а также вынесенных судом определениях, не зафиксированных в судебных актах, вносятся в протокол для удобства при изучении: судьи - при принятии решения, лиц, участвующих в деле, - при ознакомлении с протоколом, так как наличие их только в стенограмме или аудио-, видеозаписи в этих целях не всегда технически удобно. Расшифрованная стенограмма заседания, аудио-, видеокассеты и диски приобщаются к протоколу.

Обязанности секретаря судебного заседания
На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

- направление копий определений суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи (председательствующего в судебном заседании) о времени и месте судебного заседания;

- подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;

- ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

- формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

- заполнение бланков исполнительных листов по делам;

- контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;

- ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;

- контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

- вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

- ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела, “Апелляционного производства” в части, касающейся судебного разбирательства;

- введение необходимой информации в автоматизированную систему “Судопроизводство”, регистрационные журналы или карточки;

- подготовка и сдача судебных дел в архив суда;

- выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

При проведении проверки во время приема населения федеральными судьями и канцелярией суда выявлено существенное несоответствие. Если граждан, прибывших из других населенных пунктов, дежурный судья принимает в течение рабочего дня, то канцелярия суда работает по приему граждан только в часы, установленные приказом председателя суда. Это может вызвать ряд трудностей при исполнении правосудия и при ведении делопроизводства в суде. Необходимо выработать единую систему приема населения в районных судах, чтобы повысить эффективность деятельности суда и обеспечить в полной мере право граждан и организаций на судебную защиту. 

Своеобразным камнем преткновения для сотрудников канцелярий судов является вопрос о том, нужно ли учитывать дела с вынесением судебного приказа по общим правилам как гражданские дела или отдельно, с другим кодовым обозначением. По представленным данным в судах некоторых субъектов Российской Федерации гражданские дела с вынесением судебного приказа не регистрируются и, следовательно, не учитываются вовсе. Согласно действующему законодательству производства с вынесением судебного приказа являются гражданскими делами, на них заводится учетно-статистическая карточка, они регистрируются в алфавитных указателях и регистрационных журналах. В случае отмены судебного приказа, требования заявителя могут быть рассмотрены судом в порядке искового производства.

Отсутствие учета таких дел влечет за собой фальсификацию статистических данных по отчетам работы судов, что в свою очередь определяет нормативы нагрузки судей, эффективность работы судов. Нарушаются гражданские права лиц на защиту своих прав в суде, поскольку они лишены возможности на производство по своему делу в суде по общим установленным правилам.

Секретарям суда необходимо иметь в виду, что при регистрации поступающих в суд материалов по вопросам проведения психиатрического обследования лица без его согласия или без согласия его законного представителя либо госпитализации в психиатрический стационар в недобровольном порядке (статьи 25, 35, 36, 40 Закона Российской Федерации "О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании" в редакции Федерального закона от 21.07.98 № 117-ФЗ), а также назначения, продления, изменения и прекращения применения принудительных мер медицинского характера в порядке статей 97 – 104 УК РФ они учитываются в журнале формы № 11 и в алфавитном указателе формы № 11-а и их надлежит отличать от применения мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости, которые учитываются по учетно-статистической карточке формы № 5 как уголовные дела.

В целях установления единой номенклатуры производств в суде представляется необходимым определить перечень индексов для регистрации уголовных, гражданских, административных дел и других материалов и производств, в том числе дел с участием присяжных заседателей. Это позволит проводить проверки на уровне и председателя (заместителя) суда и управлений (отделов) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в субъектах Российской Федерации по соблюдению требований, установленных для делопроизводства в районных судах. Единая структура делопроизводства в суде позволит организовать деятельность судов на более высоком уровне, что облегчит их работу и позволит лицам, обращающимся за защитой своих прав в суд, обоснованно аргументировать свои законные требования, которые могут возникнуть по вопросам деятельности судов.

Сотрудникам суда, отвечающим за регистрацию и учет поступающих в суд дел и материалов, необходимо особо обратить внимание, что материалы о вынесении дополнительного решения, разъяснении решения суда, рассрочки, отсрочки, порядка их исполнения, о выдаче дубликата исполнительного документа и т.д., которые приобщаются к соответствующим гражданским делам, но также в обязательном порядке регистрируются в установленных журналах учета таких материалов. Секретарям суда необходимо соблюдать это требование, поскольку учет факультативных действий суда ведется по основной форме отчета о деятельности суда по гражданским, уголовным делам и не отражение этих данных по отчетам влечет за собой ряд негативных последствий при оценке объема и качества работы судей. Материалы такого рода могут повлечь за собой ряд требований со стороны лиц, которые представляли их суду для разрешения. Если они не будут зарегистрированы, это вызовет затруднения в работе суда и в реализации прав граждан и организаций.

Весьма значимым является вопрос о сроках выдачи судебного приказа по требованию взыскателя. Поскольку судебный приказ является одновременно и формой судебного решения по делу и исполнительным документом, представляется спорным: выдавать его для взыскания по вступлении в законную силу или немедленно по его вынесении как копию решения. Этот момент в существенной мере затрагивает интересы сторон по гражданскому делу, поскольку уже предъявленный к исполнению судебный приказ, который выдан как копия решения суда, может быть, согласно установленным срокам обжалования, отменен судьей при принесении жалобы от второй стороны. Если по делам о взыскании алиментов взысканные суммы возврату не подлежат, то по другим категориям гражданских дел возврат сумм вызовет массу проблем. Судебный приказ, как форма судебного решения принесен в законодательство сравнительно недавно, в 1995 году, в виду чего ряд моментов по его применению еще досконально не проработан. Однако суды, согласно имеющимся статистическим данным, восприняли это новшество в современном законодательстве с большим желанием, поскольку это упрощает и убыстряет процедуру рассмотрения ряда гражданских дел, по которым меры должны приниматься как можно быстрее. В виду этого необходимо в кратчайшие сроки разработать детальный порядок выдачи судебного приказа.

Не секрет, что по причине производственной необходимости секретари судебного заседания вынуждены подчас выполнять несвойственные им функции (в пределах их компетенции) только лишь с целью скорейшего и объективного рассмотрения дела. Принимая во внимание ежегодное увеличение количества дел, рассматриваемых судами общей юрисдикции, что отражено в ежегодных отчетах судов об их деятельности, учитывая нагрузку на судей и секретарей судебного заседания, было бы целесообразно четко отделить полномочия и должностные обязанности по делопроизводству в суде для секретарей судебного заседания от компетенции секретарей суда и других сотрудников. Это позволит сотрудникам судов, которые занимают эти штатные должности, боле спокойно организовывать свою работу, улучшать качество выполняемой ими работы, что незамедлительно отразится и на повышении эффективности деятельности суда как структуры по защите законных прав и интересов физических и юридических лиц.

Было бы желательно в случае принесения кассационной, частной жалобы или протеста истребовать от подающего жалобу дополнительно к требуемому количеству экземпляров жалобы (протеста) еще один. На этом экземпляре было бы целесообразно проставлять штамп суда с указанием даты поступления жалобы (протеста) в суд, заверенной подписью секретаря суда. Это обусловлено тем, что гражданин или представитель организации имеет право получить от принимающей документ организации, в данном случае суда, расписку о получении документа. Выдавать ее на попутном материале попросту несерьезно для солидной организации, а решение вопроса по варианту, изложенному выше, обеспечило бы соблюдение прав граждан или юридических лиц на защиту в суде. Однако в данном случае будет необходимо проводить строгий контроль за идентичностью всех представляемых копий.

Необходимо подробно регламентировать правила подачи замечаний на протокол судебного заседания. Особенность данного порядка обусловлена тем, что по действующему законодательству они подаются в суд в достаточно ограниченное по срокам время, дело еще находится у судьи для надлежащего его оформления. Замечания на протокол судебного заседания вследствие этого могут быть поданы сразу судье, в производстве которого находится данное дело. Однако это лишает возможности подающего на регистрацию в установленном порядке поданных замечаний. Необходимо проводить контроль со стороны канцелярии суда за тем, чтобы судьи своевременно передавали указанные замечания для регистрации в канцелярию. Или же надлежит решить вопрос об ином порядке регистрации замечаний на протокол судебного заседания.

Принимая во внимание, что на современном уровне развития общества общественно-политическая обстановка в стране вынуждает граждан все чаще обращаться за правовой помощью к юристам, необходимо учесть разный уровень профессиональной подготовки последних. В этой связи представляется целесообразным разработать унифицированную форму бланков кассационной, частной жалоб и протестов, замечаний на протокол судебного заседания. Отсутствие такого бланка затрудняет работу суда, поскольку в случае пропуска отдельных реквизитов зачастую не позволяет своевременно установить, по какому делу принесены жалоба или протест, уполномочено ли это лицо действующим законодательством на принесение жалобы или протеста, к кому из судей необходимо обратиться за разъяснениями по данному делу. С учетом этого поступивший документ может длительное время сортироваться, а для обжалования судебных постановлений установлены сжатые сроки, что в определенной степени может затрагивать интересы других субъектов по этому делу. Установление единой формы обращения в суд при обжаловании судебных постановлений позволит решать все возникающие вопросы оперативно и качественно.

Не определен порядок принесения заявления стороной по делу в случае обжалования судебного приказа. Согласно действующему законодательству подобное заявление подается судье, вынесшему судебный приказ. Однако в этом случае оно не проходит регистрацию в канцелярии суда. Секретарь суда в связи с этим не может сделать надлежащие отметки в учетно-статистических карточках на дела и соответствующих журналах по учету отмененных судебных приказов. Количество вынесенных судебных приказов и отмененных самим судьей отражается в формах статистической отчетности по работе судов, а сведения об обжалуемом судебном приказе будут иметься в канцелярии суда только по сдаче дела. Это в определенной степени может затруднить учет таких дел и негативно отразиться на данных в отчетах судов.

Представляется необходимым передачу вещественных доказательств судье для осмотра и возвращение их на хранение в канцелярию отмечать не только в журнале учета вещественных доказательств, но и в справочном листе к делу, поскольку тогда судья сможет быстро и точно установить местонахождение вещественного доказательства по какому-либо делу (журнал учета находится в канцелярии) на основании записи секретаря суда в справочном листе о передаче вещественного доказательства. Это позволит усилить контроль судьи, в производстве которого находится дело, за сохранностью вещественных доказательств, учитывая, что среди них могут находиться орудия преступления и вещи, запрещенные к обращению.

Достаточно проблематично исполнение вступившего в законную силу приговора суда в части направления военных билетов военнообязанных и удостоверений о приписке к призывным участкам призывников, осужденных к лишению свободы. Указанные документы подлежит направлять в районные (городские) военные комиссариаты по месту учета. Суд, провозгласивший приговор и военный комиссариат по месту учета осужденного могут находиться в разных субъектах Российской Федерации, достаточно удаленных друг от друга географически. Принимая во внимание экономическую ситуацию в стране и финансирование, выделенное в федеральном бюджете на судебную систему, нет достаточных финансовых возможностей для высылки всех вышеуказанных документов надлежащим адресатам, поскольку их направление через почтовые отделения связи достаточно дорого стоит. Необходимо продумать данный вопрос, поскольку он затрагивает не только деятельность судебной системы, но и деятельность ряда других важных организаций.

С учетом того, что для размещения судов выделялись здания нецелевого назначения, приспособленные для осуществления судебной деятельности, необходимо установить, что понимается под помещением, где уполномоченные действующим законодательством лица могут ознакомиться с судебным делом. Представляется недопустимым, чтобы с делами знакомились в строго неопределенных местах, поскольку данное ознакомление должно производиться в присутствии секретаря суда во избежание изъятия, подделки и т.п. документов дела, что могут сделать недобросовестные участники судебного процесса по данному делу.

Не определено, где должны храниться дела между судебными заседаниями, до их окончательного рассмотрения по существу. Это достаточно животрепещущий вопрос, поскольку непредоставление участникам процесса дела для ознакомления, если дело находится в кабинете судьи, а судья не может выдать дело вследствие своей занятости в судебном заседании, нарушает права гражданина или организации на защиту в суде. Надлежит разработать данное положение.

Поскольку секретари суда зачастую не имеют высшего юридического образования, необходимо определить, чтобы дела на ознакомление выдавались ими по письменному разрешению председателя (заместителя) суда, судьи, в производстве которого находится дело, на письменном заявлении лица, обращающегося с этой просьбой. Данное действие надо обязательно производить, поскольку не всем лицам, участвующим в судебном заседании предоставлено действующим законодательством право на ознакомление с делом, что в противном случае может повлечь негативные последствия по рассмотрению дела в целом.

Следует обратить особое внимание, что сдаче в архив подлежит и картотека суда (учетно-статистические карточки на дела), поскольку зачастую секретарями суда сдаются только дела и журналы, а про картотеку забывают или целенаправленно оставляют ее в канцелярии суда для дальнейшей работы с ней. Однако это затрудняет работу канцелярии, поскольку сотрудники канцелярии фактически выполняют не свою работу, а дублируют работу архивариуса. И что немаловажно, не происходит контроля по учету сдачи в архив судебных дел, поскольку не возможно сверить по картотеке.

Необходимо тщательно продумать вопрос о том, какие регистрационные номера, пометки и реквизиты необходимо проставлять на обложках дел и материалов, сдаваемых в архив. Поскольку на настоящий момент временной Инструкцией по делопроизводству в районном суде предусмотрено указывать несколько реквизитов и номеров, а на практике это затруднительно, поскольку загромождает поле обложки, а подшивать все дела в новые обложки при сдаче их в архив сложно в материальном плане для судов общей юрисдикции и вообще нецелесообразно.

Вопросы профессиональной подготовки работников судов приобретают особую важность в связи с реформированием судебной системы Российской Федерации, новыми требованиями, предъявляемыми к делопроизводству в суде в связи с процессом построения правового государства и одной из составляющих данного процесса - демократизацией российской судебной системы.

Заключение

Секретарь судебного заседания – это сотрудник аппарата суда, на которого в соответствии с его функциональными обязанностями председательствующим возлагаются обязанности, связанные с техническим обеспечением подготовки и проведения судебного заседания. А также с ведением протокола судебного заседания.

Секретарь судебного заседания ведет протокол судебного заседания. Он обязан полно и правильно излагать в протоколе действия и решения суда, а равно действия участников уголовного процесса, имевшие место в ходе судебного заседания. В обязанности секретаря судебного заседания входит проверка явки в суд лиц, которые должны участвовать в судебном заседании, а также по поручению председательствующего он осуществляет другие действия.

Секретарь суда выполняет организационно-технических функций по обеспечению деятельности судов с учетом их компетенции, подведомственности рассматриваемых ими судебных дел и материалов (судов общей юрисдикции, арбитражных судов, мировых судей).

Характер и содержание труда секретаря суда варьируется с учетом профиля деятельности суда, специфики работы его структурных подразделений (секретарь судебного заседания, секретарь канцелярии и др.).

Список использованной литературы

Подобев Д .А “Делопроизводство в судах” М., Приор, 2004

[/sms]