Как правильно хранить документы

Если вы тонете в море бумаг и постоянно ищете «потерявшиеся» документы, мы предлагаем вам некоторые советы, которые помогут превратить хаос в порядок.
1. Перед тем как приобретать какое-нибудь оборудование, прикиньте размеры вашего письменного стола или вашего офиса и соотнесите его с объемом бумаг, с которыми вам придется работать. Существуют различные способы хранения бумаг: традиционные папки, которые лежат в ящиках столов; вращающиеся стеллажи, настольные стеллажи для папок. Кто-то предпочитает держать текущие или «горячие» документы под рукой, на столе, а все остальное хранить в шкафах.

Помещаются ли бумаги, с которыми вы имеете дело, в папки стандартного формата или в папки для писем? Возможно, вам постоянно требуются какие-то документы, например, договоры, счета, фактуры. Подберите для них папки яркого цвета, чтобы их можно было сразу найти. Папки с вырезанными зигзагом окошками помогут вам быстро обнаружить нужные документы. Цветные этикетки на папках тоже могут служить своеобразным кодом. Документы, относящиеся к какому-то определенному году, могут быть помечены этикетками, прикрепленными к боковой или верхней части папки. Толстые папки с этикетками вполне могут стоять в шкафу, помогая сохранять общий порядок, а содержащиеся в них тонкие папки можно достааять, менять, пополнять.

2. Рассортируйте документы по значимости исполнения и разложите по полкам. На первой пачке напишите «Сделать». Это те вопросы, которые должны быть решены либо немедленно, либо в ближайшее время. Это могут быть счета, представленные к оплате, списки клиентов, которым необходимо позвонить, либо личная переписка. Их следует разделить на категории и, возможно, положить в настольные папки или в ящик стола. Текущие документы складывайте для начала в одно место.
3. На второй пачке напишите «Повседневная». Это бумаги, которые вам необходимы время от времени, их можно поместить в основной шкаф для бумаг.

4. Назовите третью пачку «Архивной». Это бумаги, которые вам будут нужны редко либо вообще не понадобятся, но вы не хотите или не решаетесь их уничтожить. К этой же категории можно отнести такие документы, как свидетельство о рождении, документы об уплате подоходного налога за прошлые годы. Такие документы целесообразно положить в большие папки с соответствующими этикетками и поставить подальше в шкаф, освободив побольше места для текущих документов.
5. Назовите четвертую категорию бумаг «Хлам» и отнеситесь к ним соответственно. Понадобится ли вам хоть когда-нибудь данная бумага? Будут ли какие-нибудь неприятные последствия оттого, что вы не сможете найти ее? Если ответ звучит «нет» - в макулатуру.
6. Рассортируйте документы тематически. Например, «Счета :- оплатить до первого», «Счета - оплатить до 15-го»; «Письма - написать»; «Клиенты - позвонить»; «Прочитать»; «Внести в картотеку».

Если вы одновременно работаете по нескольким направлениям, возможно, вам следует держать несколько соответствующих папок в «горячем» секторе. Если пачка «Сделать» оказалась большой (или стол слишком мал), альтернативой станет «Список неотложных дел». Список держите на столе, а пачку в шкафу, где ее можно сразу найти.
7. Займитесь пачкой «Повседневная». Разделите ее еще на несколько пачек в зависимости от выполняемой работы. Однако постарайтесь, чтобы в пачке не оказалось всего один-два листка. Возможно, более эффективным окажется сочетание разных документов в одной папке. Рассортировка документов должна облегчать вашу жизнь, а не усложнять ее. Примерные названия папок: «Домашнее хозяйство», «Оплаченные счета», «Финансовые поступления», «Клиенты», «Организации», «Проекты», «Договорная работа», «Личное», «Справки», «Бланки». На папки следует наклеить этикетки, отражающие их основную категорию; затем их следует расставить в алфавитном порядке. К примеру, категорию «Финансы» можно рассортировать на: Финансы/Переписка с банком; Финансы/Квитанции на представительские расходы; Финансы/Счета с финансовой биржи. «Клиенты» могут быть обозначены как физические лица или как юридические. При этом у физических лиц вначале пишется фамилия, а название юридических лиц пишется так, как оно зарегистрировано.

Примечание. Некоторые предпочитают цифровую систему учета. Для этого на каждой папке ставится номер, а затем составляется список соответствия номеров содержанию папок; папки хранятся не в алфавитном порядке, а в цифровом.
8. Наклейте на ящики этикетки, сообщающие в общих чертах, что находится внутри. Создайте папку под название «Указатели». Сделайте указатель всех текущих папок и храните его под наименованием «Указатель. Текущие дела», чтобы было легче находить соответствующие документы и избежать их дублирования.

9. Классифицируйте пачку «Архивная». Используя те же принципы, что изложены в пункте 7, распределите документы на необходимое число категорий. Возможно, вы решите хранить их в отдельной секции стола или шкафа либо упакуете их в ящик. Наклейте на ящик этикетку с номером или названием и сделайте список всех хранящихся в нем документов. Держите копию списка в текущих документах под названием «Указатель. Архивная», а второй экземпляр оставьте в самом ящике.
10. Подумайте, не лучше ли некоторые документы или архивные материалы перевести на диски компьютера. Ценные документы следует сохранять и в бумажной форме - на случай порчи компьютера.
11. Время от времени просматривайте документы. Возможно, некоторые из них уже пора просто выбросить.