Стратегия эффективности

Неважно, каким бизнесом вы занимаетесь, какова ваша профессия, в любом случае есть приемы, используя которые, вы сможете облегчить свою работу. Составьте список рутинных дел, от которых вы хотели бы поскорее избавиться. Рассмотрите вопросы по отдельности и разработайте способы, при помощи которых вы сможете:

• снизить предъявляемые к вам требования;
• уменьшить время, требуемое на раскачку;
• передать выполнение задания кому-то другому;
• полностью отбросить какое-то дело. Составьте приоритетный список всех операций,
действий, функций, обязанностей, которых требует ваша работа, особенно повседневных действий. Возможно, вы обнаружите, что время и усилия, которые вы тратите на подобные дела, совершенно напрасны. Исправьте ситуацию, расставив выполняемые действия в соответствии с их важностью.
По возможности искреннее проанализируйте ваши предпочтения и решите, насколько ваши личные склонности или неприязнь сказываются на выполнении дел. Пересмотрите ситуацию.

Начинайте рабочий День с размышления о предстоящей работе, о способах ее выполнения. Хорошо, если бы в это время вам никто не мешал.
Планируя свой день и решая, что именно нужно выполнить, ставьте реальные сроки, предусмотрев время для плановых совещаний, телефонных переговоров, для бесед с сотрудниками, у которых возникают вопросы или которые нуждаются в информации. Постарайтесь установить определенное время, когда к вам могут обращаться другие сотрудники по подобным вопросам. Сведите к минимуму болтовню по неслужебным вопросам, и тогда другие последуют вашему примеру.
Исследуйте свое рабочее место и постарайтесь максимально использовать его потенциал. Имеется ли свободный доступ к необходимому оборудованию: компьютеру, принтеру или факсу? Не слишком ли близко расположено рабочее Место к ксерокопировальному аппарату или к кофейному экспрессу? Постарайтесь сделать свое рабочее место максимально уединенным.
Ведите точный учет времени, которое вы посвящаете отдельным задачам и проектам.

Постарайтесь проводить свои телефонные звонки, если это возможно, через секретаря. Если нет, установите телефонный аппарат с автоответчиком и с автоматическим определителем номера - это очень удобно, когда вы не хотите, чтобы вас отвлекали от работы.
Ежедневно, незадолго до окончания рабочего дня, завершайте определенный этап работы таким образом, чтобы на следующее утро было несложно понять, на чем вы закончили, и продолжить работу. Постарайтесь не обрывать работу на нерешенной задаче. Не беритесь за выполнение сложных задач в конце рабочего дня.
Ежедневно в конце рабочего дНя намечайте план работы на следующий день. Не следует с самого утра браться за какие-то сложные задачи.
Передайте выполнение мелких дел подчиненным.

Если у вас нет подчиненных, оставьте «мелочи» на бумаге, а не в уме. Выделите время, чтобы решить, когда, как и в каком порядке будут выполняться отдельные задачи. Не пытайтесь делать все одновременно. Устанавливайте реальные сроки для всех работ, перечисленных в вашем списке. Не бойтесь отказаться от мелких проектов, которые не стоят потраченных на них усилий.
Научитесь проводить различия между настойчивостью и тупым упорством при столкновении с трудностями в работе.
Познакомьтесь с современной электронной техникой. Это поможет более эффективно использовать рабочее время.